Beste Geralde,
Ik heb een mooie opdracht gezien voor de provincie en ben druk met het verzamelen van alle stukken om een inschrijving te doen. Nu staat er op het model invullen referentieproject dat deze moet worden ondertekend door de referent. Dat mag toch niet?
Beste aannemer,
In de Aanbestedingswet staat nergens dat het vragen van ondertekening van een referentiewerk niet is toegestaan. Formeel gezien mag het dus wel wat de provincie vraagt. In de Gids Proportionaliteit is echter het volgende opgenomen: “De aanbestedende dienst verlangt van een inschrijver geen andere vormvereisten dan welke tot doel hebben te komen tot een objectieve vergelijking van de inschrijvingen.”
In elk aanbestedingsdocument wordt aangegeven welke vormvereisten aan een aanmelding of inschrijving worden gesteld. Het doel van deze vormvereisten is om inschrijvingen objectief te kunnen vergelijken. Elke vormvereiste die wordt gesteld, betekent echter meer werk voor een (mogelijk) inschrijvende partij. Daarom moet een aanbestedende dienst zich afvragen of er echt wel vijf exemplaren nodig zijn (bij papieren inschrijvingen) en welk betrouwbaarheidsniveau proportioneel is (bij digitale inschrijvingen).
Er moet daarom terughoudend worden omgegaan met het stellen van vormvereisten aan bijvoorbeeld referenties. Dat zou immers in de praktijk kunnen betekenen dat een inschrijver voor elke opdracht terug moet naar zijn referent om voor dezelfde (mogelijk jaren geleden verkregen) referentie opnieuw een handtekening te krijgen, steeds onder een ander referentieopgavemodel. Los van mogelijke obstakels, zoals dat de bij die concrete opdracht betrokken personen niet meer werkzaam zijn bij de desbetreffende organisatie of dat het nieuwe formulier niet past bij de oorspronkelijke opdracht, leidt dit tot een ongewenste administratieve belasting.
Kortom, het vragen van ondertekening van een referentiedocument door de referent wordt door de Aanbestedingswet niet verboden, maar wel aan banden gelegd door de Gids Proportionaliteit. Dit geldt ook voor andere vormvereisten. Stel hier dan ook zeker vragen over bij de nota van inlichtingen en verzoek de aanbestedende dienst om deze disproportionele eis niet langer te stellen.
