Wat bedoelen we met digitalisering? Digitalisering is volgens Wikipedia de overgang van informatie, data en processen naar een digitale vorm die door computers kan worden toegepast. Daarnaast wordt het woord ook gebruikt om een ontwikkeling in de samenleving aan te duiden.
Ondernemen ook met je tijd meegaan en daar horen digitale hulpmiddelen tegenwoordig zeker bij
In welke context hebben we te maken met digitalisering in onze sector? Dan gaat het over de financiële administratie, de urenverantwoording, aanbestedingen, de projectadministratie, GPS, de aansturing van apparatuur en machines, opbrengstmetingen en marketing. Het zijn allemaal toepassingsgebieden waarin digitaal werken een vlucht heeft genomen.
We krijgen nogal eens de vraag wat dat dan allemaal oplevert? Het antwoord: gemak, tijdwinst, maar vooral inzicht en overzicht. Met een klein beetje moeite weet je bij een goede automatisering van je administratie elke maand wat je omzet is geweest ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar en als je het goed doet ook nog per activiteit. Je ziet ook maandelijks hoe de ontwikkeling van de kosten is en met een maandelijks overzicht van de bankstand, openstaande debiteuren en crediteuren heb je regelmatig zicht op je liquiditeit. Je weet hoe je er financieel voor staat en behoudt het overzicht. Dat is nodig, want het ondernemen is ingewikkelder geworden.
Dat geldt ook voor aanbestedingen. Om te kunnen inschrijven, wordt er nogal wat gevraagd. Als je eenmaal een werk hebt aangenomen, wordt er weer veel gevraagd, zoals weekstaten, termijnstaten, bouwverslagen en de registratie van meer- en minderwerk. Een uitvoerder of projectleider moet niet alleen het werk buiten goed aansturen, ook de projectadministratie is van groot belang. Doet hij dat niet zorgvuldig, dan kan dat veel geld kosten. Op tijd factureren, correct meer- en minderwerk vastleggen en een goede vastlegging van inkopen en bestellingen, het hoort er allemaal bij. Hoe gemakkelijker dat gaat, des te meer projecten kan een uitvoerder aan en des te meer tijd kan hij besteden aan het ‘echte’ werk.
Het is wel zaak om geen grotere stappen te zetten dan je organisatie bij kan houden
Een heel andere categorie is het gebruik van GPS bij het uitvoeren van werkzaamheden. Dat kan in het veld tijdwinst en werkgemak opleveren. Ook hier geldt echter dat de data gemakkelijk en snel te verwerken moet zijn en dat je daar je organisatie op moet inrichten.
Samenvattend zou je kunnen zeggen dat je met goed ingezette digitale hulpmiddelen meer werk kunt verzetten met dezelfde mensen en tegelijkertijd meer inzicht en overzicht krijgt.
Heb je een keus? Nee, eigenlijk niet. Wij horen soms discussies tussen senior en junior over dit onderwerp. Senior wil het digitale tijdperk het liefst overslaan, maar dat gaat niet. Vooruitgang hoort bij het ondernemen en leren daarmee om te gaan, hoort erbij. Doe je niet mee, dan kom je op achterstand, zowel technisch als financieel. Het is alleen wel zaak om geen grotere stappen te zetten dan je organisatie bij kan houden.
Met de digitalisering krijgen we ook te maken met andere soorten criminaliteit. Diefstal van GPS-systemen en de diverse vormen van internetfraude zijn daar voorbeelden van. Dit betekent dat je voorzorgsmaatregelen moet nemen en soms ook hulp of deskundigheid moet inschakelen. Laat je systemen beveiligen en schakel daarvoor goede partijen in.
Werken met digitale toepassingen vraagt een andere mindset. We moeten steeds op onze hoede zijn voor mensen met verkeerde bedoelingen en dat vraagt grote zorgvuldigheid.
Als je het goed doet, krijg je meer inzicht en overzicht en kun je met dezelfde mensen meer werk verzetten
Als je het goed doet, krijg je meer inzicht en overzicht en kun je met dezelfde mensen meer werk verzetten. Als je niet te hard van stapel loopt, levert dat meer winst op. Verder ben je interessant voor nieuwe medewerkers en opdrachtgevers, omdat je meegaat met de tijd. En dat levert in de toekomst weer kansen op winst op.
Net als andere bedrijfsprocessen vraagt digitalisering om aandacht van de directie. Waar moet je dan aan denken?
