Stappenplan digitalisering

Kennis vergaren

Verdiep je in de mogelijkheden en onmogelijkheden. Doe dat niet alleen, maar altijd samen met één of meer toekomstige gebruikers. Schroom ook niet om een adviseur in te schakelen. Bij Cumela Advies hebben we specialisten die hier ook bij andere bedrijven mee te maken hebben gehad en de voor- en nadelen van verschillende systemen kennen.

Goede voorbereiding en tijd nemen voor zorgvuldig inwerken

Wat wil je met de maatregelen bereiken? Voor een succesvolle invoering moeten gebruikers ermee leren werken en daar moet ook tijd voor zijn gereserveerd. Vergeet vooral ook niet om de mogelijkheden die worden geboden ook te benutten. Het is prachtig als je elke maand de resultaten kunt zien, maar jammer als je er vervolgens niet de tijd voor neemt om daar iets mee te doen.

Neem niet te veel hooi op je vork

Loop niet te hard van stapel en neem geen grotere stappen dan de organisatie aan kan. Ter illustratie noem ik twee voorbeelden uit de praktijk.

Een software-aanbieder bood een heel mooi pakket aan met veel mogelijkheden, geschikt voor een bedrijf met 200 medewerkers. Voor het bedrijf met 40 medewerkers leverde dit echter zeer hoge kosten op en vroeg het te veel input van de medewerkers. Achteraf bezien had het bedrijf gekozen voor een te duur en te arbeidsintensief systeem, waarbij de meerwaarde helemaal niet tot zijn recht kwam.

Bij het invoeren van digitale werkbonnen kiezen sommige bedrijven voor een stapsgewijze werkwijze. Niet alle medewerkers tegelijk, maar in groepjes van vier leren ze ermee werken en krijgen daarbij begeleiding.

Organisatie aanpassen

Vaak vraagt digitalisering om aanpassing van de organisatie. Bij het gebruik van digitale werkbonnen, zal het handmatig verwerken van de werkbonnen niet meer nodig zijn, maar de voorbereiding en de planning vragen juist meer tijd en aandacht. Bij het aannemen van grote grondverzetprojecten is het gebruik van GPS niet meer weg te denken. In het veld wordt tijd gewonnen en de machinist, mits goed ingewerkt, ondervindt bedieningsgemak. De werkvoorbereiding vraagt echter meer tijd en aandacht. Per saldo is er tijd te winnen en kan er meer werk worden verzet, maar de organisatie zal er wel op moeten worden afgestemd.

Evalueren

Er zijn forse investeringen gedaan, mensen zijn ingewerkt en de organisatie zo nodig aangepast. Maar wat was ook alweer het doel van de maatregelen? Is er inderdaad tijdwinst geboekt, dus met minder mensen hetzelfde werk verzet of meer inzicht in de resultaten? Worden er betere beslissingen genomen door het betere inzicht en overzicht? Lukt dat nog niet, kijk dan waar het mis loopt en er kansen blijven liggen.

Verzekeren en beveiligen

Zoals eerder genoemd nemen de risico’s toe. Verzekeraars en systeembeveiligers spelen daarop in. Natuurlijk kost dat geld, maar de schade zal in veel gevallen een veelvoud zijn.