Als gevolg van het coronavirus worden veel zaken digitaal afgewikkeld. Niet alleen wordt er meer gedaan per e-mail, telefoon en videobellen, ook het regelen van formaliteiten, zoals het ondertekenen van een overeenkomst, gebeurt vaker digitaal. Het werkt ook heel eenvoudig: even een handtekening inscannen en vervolgens plakken in een Word-document of een pdf-bestand. Appeltje-eitje.
Een mondelinge overeenkomst is gewoon rechtsgeldig. De wet zegt dat een overeenkomst tot stand komt door een aanbod en aanvaarding van dat aanbod. Meestal worden hieraan geen verdere regels gesteld. Mondeling mag dus. Spannend wordt het pas als er een conflict ontstaat en afspraken moeten worden bewezen. Bij mondelinge afspraken is dat niet eenvoudig. Menig juridisch conflict escaleert dan ook omdat partijen het tegenovergestelde beweren, maar hun standpunten niet kunnen bewijzen.
Het uitgangspunt is dat degene die zich ergens op beroept dat moet bewijzen. Als jij dus stelt dat je € 100,- voor het werk zou krijgen, moet jij bewijzen dat die afspraak is gemaakt. Een digitale handtekening zal dan helpen, maar stel nu dat de andere partij nadrukkelijk ontkent dat hij die digitale handtekening heeft gezet? Dit probleem doet zich natuurlijk niet zo snel voor in de gevallen waar het om € 100,- gaat, maar bij grote projecten kan het wel een rol spelen. Je kunt dan erg zenuwachtig worden als een andere partij ontkent de digitale handtekening te hebben gezet. Hoe ga je dat bewijzen?
De wet is helaas ook niet zo helder. Daarin staat in elk geval dat de kracht van een schriftelijk bewijs is gelegen in het oorspronkelijke document. De Hoge Raad heeft in 2019 twee uitspraken gedaan waaruit duidelijk is geworden dat een digitale handtekening daarbij niet voldoet als deze naar believen in elk document kan worden gezet. Ik denk daarom dat partijen er verstandig aan doen om ofwel een overeenkomst fysiek te ondertekenen (natte handtekening) en deze te bewaren, ofwel te zorgen voor een beveiligde handtekening die voldoet aan alle toeters en bellen van eIDAS-Vo (beveiligde digitale handtekening). Het gebruik van tussenvormen, zoals een gescande natte handtekening, is vragen om bewijsrechtelijke problemen.