Kleine codes en grote gevolgen

Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister en dat kan tegenwoordig digitaal. Hoe je jouw onderneming moet inschrijven, hangt ook af van de gekozen rechtsvorm. Doorgaans doe je dat samen met jouw accountant, want er wordt best veel informatie gevraagd. Wanneer jij je inschrijft bij de Kamer van Koophandel geeft die je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst en je krijgt dan meteen een btw-nummer. Apart aanmelden is dus niet meer nodig. Op basis van gegevens die de Kamer van Koophandel aan de Belastingdienst verstrekt, wordt er tevens een zogenaamde sectorindeling bepaald in verband met de wachtgeldpremie. De in de cumelasector meest voorkomende sectorindelingen van de Belastingdienst staan in tabel 1 en daaruit blijkt al dat het belangrijk is dat jij jouw onderneming meteen correct inschrijft. Een foutieve inschrijving kan namelijk directe gevolgen hebben voor jouw sectorindeling bij de Belastingdienst. De gegevens van de Belastingdienst kunnen vervolgens in handen komen van pensioenfondsen. Die schrijven jou vervolgens (soms onterecht) aan dat jij pensioenlasten bij hen moet afdragen. Omdat veel ondernemers deze zaken aan hun accountant toevertrouwen, is het van groot belang dat jij controleert of jouw accountant op de hoogte is en bekend is met de mogelijke financiële gevolgen.

Omschrijving bedrijfsactiviteiten
Cruciaal is de omschrijving van jouw bedrijfsactiviteiten, want daar gaat het vaak fout. Het digitale aanmeldingsformulier van de Kamer van Koophandel vraagt uitdrukkelijk om een omschrijving van de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten, diensten en producten. Ondernemers of accountants laten zich nogal eens verleiden tot het uitgebreid omschrijven van het bedrijf. Hou het kort, want te veel informatie leidt gemakkelijk tot verwarring en ongewenste consequenties. Uit jouw beschrijving worden de SBI-codes afgeleid (Standaard Bedrijfsindeling 2008, voorheen BIK), die het Centraal Bureau voor de Statistiek gebruikt om bedrijven in te delen naar hoofdactiviteiten. De Kamer van Koophandel heeft in zijn systeem slechts ruimte voor maximaal drie van die SBI-codes en de eerste code gaat over de hoofdactiviteit. Het is dus heel belangrijk dat jij bij het beschrijven van bedrijfsactiviteiten begint met de belangrijkste (hoofd)activiteit en die beknopt en duidelijk houdt, zodat er geen twijfels kunnen ontstaan. Als er op een later moment activiteiten bij komen, kun je die altijd nog toevoegen.

In tabel 2 zie je zes praktijkvoorbeelden van omschrijvingen en tot welke SBI-codes bij de Kamer van Koophandel en sectorindeling bij de Belastingdienst die leiden. Bij bedrijf 1, 3 en 5 bestaat geen twijfel over de hoofdactiviteit, omdat direct de term agrarisch wordt genoemd. Nevenactiviteiten worden niet als eerste genoemd en worden daarom ook als tweede of derde opgenomen in de SBI-code. Ook voor de Belastingdienst is er daardoor geen twijfel. In de omschrijving van bedrijf 2 kunnen de activiteiten nog steeds in dienst staan van de land- en tuinbouw, maar dat staat niet vermeld. Het bedrijf krijgt dus (misschien ten onrechte) als hoofdactiviteit grondverzet en de Belastingdienst zal het in de sector Bouw (code 03) indelen. Bij bedrijf 4 heeft het woord ‘grondverzet’ de Kamer van Koophandel op het verkeerde been gezet. De term agrarisch wordt maar even buiten beschouwing gelaten en de term loonbedrijf liet ook geen belletje rinkelen. Gevolg: bij de Belastingdienst krijgt het ten onrechte de sectorindeling Bouw.

Bedrijf 6 ten slotte is een hoveniersbedrijf. Hiervoor is in de SBI-codering geen voldoende eenduidige codering. Het bedrijf wordt door de Kamer van Koophandel dan ook wisselend ingedeeld. Al met al is hiermee aangetoond dat het vaak mis kan gaan. Maar wat zijn hiervan dan de mogelijke consequenties?

Grote (financiële) gevolgen
Op basis van de Pensioenwet heeft een pensioenfonds het recht om informatie op te vragen over mogelijk verplichte aansluiting van ondernemingen. Daarom vragen pensioenfondsen bij de Belastingdienst de (nieuwe) inschrijvingen op in de voor hen relevante sectoren. Die pensioenfondsen checken vervolgens of bedrijven met een bepaalde sectorcode bij hen bekend zijn. Zijn de bedrijven niet bekend, dan krijgen ze een brief waarin ze worden verzocht om informatie te verstrekken of om de onderneming aan te melden bij het desbetreffende pensioenfonds. Accountants denken geregeld ten onrechte dat er weinig financieel verschil is tussen pensioenfondsen en cao’s. Ze vergeten dat er voor een indeling in een sector bij de Belastingdienst andere criteria gelden dan voor de indeling bij een pensioenfonds of sector-cao . Naast mogelijk financiële verschillen - zie de tabel sectorindeling en premiepercentages - betekent dit ook andere arbeidsvoorwaarden in jouw bedrijf. Kortom, zorg dat je goed ingeschreven wordt.