Ondernemingen zijn vanaf september 2020 verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in te schrijven in een UBO-register, oftewel een register met informatie over de ‘ultimate beneficial owner’ (de ‘uiteindelijke belanghebbende’). Door deze wet wordt een deel van de persoonsgegevens van een UBO openbaar. Aan de hand van vragen en antwoorden geven we in dit artikel uitleg over het UBO-register.
Hoe doe je een inschrijving bij de KvK?
Een tekenbevoegde van je organisatie kan beginnen met de UBO-opgave. Voor ieder KVK-nummer moeten UBO’s ingeschreven worden, behalve voor eenmanszaken. Het is belangrijk dat de hele UBO-opgave in één keer afgerond wordt. Benodigde informatie en documenten zoals verzameld in de voorbereiding:
Gegevens van tekenbevoegde, waaronder:
- DigiD;
- IBAN (rekeningnummer) op naam van de tekenbevoegde, voor het doen van een 1 cent-betaling;
- Gegevens van UBO's;
- Documenten bij belang van UBO's;
- Kopie geldig identiteitsbewijs van UBO's.
Wat wordt geregistreerd?
De volgende gegevens zijn openbaar en zijn (tegen betaling) door iedereen in te zien via het openbare handelsregister van de Kamer van Koophandel:
- Voor- en achternaam.
- Geboortemaand en -jaar.
- Nationaliteit.
- Woonland.
- Het belang en de omvang van het belang dat een UBO in een organisatie heeft.
Niet-openbare UBO-gegevens
Een deel van de UBO-gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie, mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Deze gegevens van UBO's zijn niet openbaar:
- Geboorteplaats.
- Geboortedag.
- Woonadres.
- BSN en TIN.
- Kopie van identiteitsdocument.
- Documenten waaruit belang en omvang van belang blijkt.
Wie moet registreren?
Degene aan wie de vennootschap of andere juridische entiteit toebehoort of ieder van de bestuurders of degene die met de dagelijkse leiding is belast, is verplicht tot het doen van de UBO-registratie en ervoor te zorgen dat de informatie te allen tijde juist en volledig is ingeschreven in het handelsregister.
Onder meer de volgende in Nederland opgerichte vennootschappen en juridische entiteiten dienen UBO-informatie op te geven bij de Kamer van Koophandel:
- BV’s en NV’s;
- Stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
- Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen.
Voor eenmanszaken geldt geen opgaveplicht.
Waarom moet je in de UBO-opgave een 1 cent-betaling doen?
Om de identiteit van de tekenbevoegde te controleren. De 1 cent-betaling is, naast het inloggen met DigiD, belangrijk voor de betrouwbaarheid van het UBO-register.
Wat als ik de gegevens niet instuur?
Het niet, niet juist, niet volledig dan wel niet tijdig registreren wordt gesanctioneerd in de Wet op de economische delicten. Overtreding van deze verplichting zal een economisch delict opleveren. Als de aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de Kamer van Koophandel één aanmaning.
Waarom?
Het UBO-register is een verplichting vanuit Europese regelgeving, de vierde Europese anti-witwasrichtlijn om precies te zijn. Alle EU-lidstaten moeten een UBO-register hebben. Het doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en terrorismefinanciering, door duidelijkheid over wie de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming is.
Wanneer?
Vanaf 27 september 2020 is de wet ingegaan, maar uiterlijk 27 maart 2022 moet alle UBO's ingeschreven staan.
Strijd met privacy?
Er is erg veel kritiek op het wetsvoorstel, omdat het erg privacygevoelig ligt. Ondernemers vrezen dat het register zal worden misbruikt voor chantage, afpersing of zelfs ontvoering van ondernemers. Door VNO-NCW en MKB Nederland is in een brief aan het kabinet nog specifiek aandacht gevraagd voor de bescherming van de gegevens van eigenaren van familiebedrijven. Cumela heeft door middel van een reactie op het wetsvoorstel hiervoor ook aandacht gevraagd. Het register is weliswaar verplicht, maar er moet meer aandacht zijn voor de mogelijke beschermingsmaatregelen.
Er is wel een mogelijkheid om een verzoek tot afscherming van informatie in te dienen bij de Kamer van Koophandel, maar dan zal moeten worden aangetoond dat er sprake is van één van de volgende situaties:
- Blootstelling aan een onevenredig risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, geweld of intimidatie.
- Minderjarigheid
- Andersoortige handelingsonbekwaamheid.
Voordat een beroep op de eerste grond mogelijk is, moet een UBO al vermeld staan op een lijst van beschermde personen bij de politie en/of veiligheidsdiensten. Mocht er sprake zijn van minderjarigheid of handelingsonbekwaamheid, dan kan dit bij het registratieproces worden vermeld. Verzoeken tot afscherming zullen altijd direct leiden tot afscherming van de gegevens van de UBO. De afscherming wordt pas opgeheven bij een definitieve afwijzing van het verzoek na afronding van de formele bezwaar- en beroepsprocedures.
Factsheet UBO KvK
