Van een ondernemer kreeg ik vragen over een kwalitatief deel van een inschrijving. Het andere deel was een RAW-bestek met een af te prijzen inschrijfstaat. De ondernemer wilde sparren over het op te stellen en in te dienen plan en het interview door de zogenaamde sleutelfunctionaris om het plan toe te lichten. Die vormden samen het kwalitatieve deel van de inschrijving.
Op het spel stond het onderhoud van bermen en watergangen, werk waar ondernemers via een Europese openbare aanbestedingsprocedure op konden inschrijven. In mijn ogen prachtig werk met een minimale looptijd van twee jaar, met de mogelijkheid voor twee jaar verlenging. Het is werk dat continuïteit geeft in de orderportefeuille.
Als je besluit om in te schrijven, moet je alle vragen van de aanbestedende dienst serieus nemen
Het werk ging hier naar de ondernemer met de hoogste fictieve korting. De aanbesteder koos ervoor om de korting voor het geschreven deel net iets hoger te leggen dan voor het interview. “Zo hangt het niet alleen van een mooi geschreven verhaal af”, zei de aanbesteder achteraf in een toelichting. Een toets: zo wilden de aanbesteder controleren of de persoon (sleutelfunctionaris) die bij het project de kar gaat trekken daadwerkelijk het bestek en het plan van aanpak kent. Dat is goed om te weten.
Voorbereiding aanpakken
Om het interview goed voor te bereiden, stelde ik een oefensessie voor. De inschrijver besloot dit niet te doen. “Nee hoor”, was zijn reactie. “Ik ken de opdrachtgever goed. We doen dit werk al jaren, dat komt goed!”
De ondernemer haalde de laagste prijs voor de afgeprijsde inschrijfstaat en een goede score op het plan. Helaas kreeg hij een mindere beoordeling voor het interview. Als gevolg daarvan kreeg de inschrijving net niet de laagste score. De ondernemer werd tweede.
Daarna overheerste een gevoel van frustratie. “Hoe is dit beoordeeld? Wat ging er dan niet goed? Ze snappen toch wel dat wij dit werk uitstekend kunnen doen”, reageerde de ondernemer. Begrijpelijke reacties, die los staan van je mening over de methodiek. Toch zit hier een les in. We leren hier dat als je besluit om in te schrijven je alle vragen van de aanbestedende dienst serieus moet nemen. Denk nooit dat je het al weet. Bereid je altijd zorgvuldig voor!
Kennis en houding
Doe je mee aan een aanbesteding waar een interview onderdeel uitmaakt van het aanbestedingsproces, zorg dan dat je het plan van aanpak kunt dromen. Ken tenminste alle belangrijke contractuele eisen en voorwaarden uit het bestek. Denk hier aan tijdsbepalingen, eisen met betrekking tot flora en fauna, gestelde uitvoeringseisen en uiteraard de concrete wijze van uitvoeren zoals jij dat gaat doen.
Doe je mee aan een aanbesteding, zorg dan dat je het plan van aanpak kunt dromen
Ook je houding is van groot belang. Neem tijdens het gesprek van meet af aan de aanbesteder serieus. Ook al vind jij dat gedoe met een plan van aanpak en een interview maar onzin, laat dit nooit merken. Zet je gevoel opzij en ga ervoor! Een goede voorbereiding kan het verschil maken voor vier jaar werk!
