Het bedrag dat je onbelast mag besteden aan werknemers wordt de vrije ruimte in de werkkostenregeling genoemd. Deze vrije ruimte wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. In 2024 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met €400.000 vastgesteld op 1,92%. Over het bedrag van de loonsom boven €400.000 is de vrije ruimte in 2024 1,18%. Het totaal van deze twee percentages vormt de bovengrens van wat je belastingvrij mag besteden. Overschrijd je dit bedrag, dan betaal je over het deel daarboven 80% belasting.
Binnen de vrije ruimte is de belasting zeer beperkt. Elke euro die je besteedt binnen deze regeling komt bijna volledig netto terecht bij de medewerkers. Zeker in een tijd waarin we vaak spreken over hoge belastingen en het beperkte netto loon van werknemers, is dit een kans die je niet moet laten liggen.
Met de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever zelf bepalen wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Onder deze regeling vallen bijvoorbeeld kerstpakketten, cadeaubonnen en sportabonnementen. Het is ook toegestaan om het bedrag direct over te maken naar de werknemers. Er zijn ook bedrijven die een deel van deze ruimte gebruiken om extra uren te belonen.
Gerichte vrijstellingen
Naast de werkkostenregeling kun je ook gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Deze vrijstellingen zijn eveneens onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop, of het betalen van een cursus of een overnachting voor werkdoeleinden.
Ook sommige werkplekvoorzieningen vallen niet onder de vrije ruimte. Voor bepaalde voorzieningen die verband houden met het werk of de werkplek gelden nihilwaarderingen. Deze voorzieningen zijn op €0 gewaardeerd en daardoor onbelast. Voorbeelden hiervan zijn koffie en thee op kantoor of een ov-abonnement. Nihilwaarderingen gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
