We merken dat veel bedrijven bezig zijn met het automatiseren van hun administratie, bijvoorbeeld door het introduceren van een digitale werkbon. Daarvoor zijn er inmiddels veel aanbieders, maar hoe kies je een leverancier die past bij de cumelasector? Daarvoor is het vooral belangrijk dat zo’n leverancier de sector kent en moeite wil doen om zich aan te passen aan de context van je bedrijf. Je zult echter ook zelf wat moeten doen. Ik stel aan ondernemers die om raad vragen vaak zelf de vraag: “Wat doe je er zelf aan om op de hoogte te blijven?”
Wat doe je er zelf aan om op de hoogte te blijven?
Om bij te blijven en kennis te verzamelen over wat goed is voor jouw bedrijf moet je zelf op pad en initiatief nemen. Het komt je niet aanwaaien, vooral omdat deze leveranciers niet net als de verkopers van machines en gereedschappen je even bij komen praten over de nieuwste ontwikkelingen bij hun merk. Bij aanbieders van software zul je daar zelf veel meer energie in moeten steken.
Bijblijven
Dat geldt niet alleen voor jou als ondernemer, ook wij als bedrijfskundig adviseurs moeten daarvoor moeite doen en spreken af en toe een software-aanbieder. Zo spraken we recent met een bedrijf dat ons was aanbevolen door verschillende klanten, die vonden dat ze hier goed geholpen waren en dat het bedrijf veel maatwerk kon leveren. Om dergelijke leveranciers goed te beoordelen, bekijken we altijd een aantal zaken. Het zijn de punten die je zelf ook met een leverancier zou moeten bespreken en beoordelen voor je daarmee in zee gaat.
Wat verlang je?
Wat zijn de zaken die je verlangt van de leverancier van een softwareprogramma?
Branchekennis
Om mee te kunnen denken met het cumelabedrijf moet de aanbieder weten hoe het werkt in de sector. Hij moet vragen kunnen stellen als: is er een projectadministratie nodig? Moeten zaaizaadlabels worden meegezonden met de factuur? Zou een voorraadsysteem voor de rijplaten helpen? Dit soort vragen stelt een aanbieder niet als hij de sector niet kent.
Het juiste product
Onderzoek vooraf met welk boekhoudpakket een digitale werkbon of het voor- en nacalculatiepakket moet kunnen samenwerken. Hier gaat het om twee zaken. De leverancier moet veel software kennen. Daarnaast moet de te leveren software zo voorbereid zijn dat het efficiënt en gebruikersvriendelijk kan samenwerken met andere systemen. Verder is het natuurlijk van belang dat het product doet wat het moet doen, namelijk efficiënt gegevens verzamelen en verwerken. Als het goed is, levert dat ook meer inzicht op en een besparing van arbeidstijd.
Vraag met welke ontwikkelingen een leverancier bezig is
Vooruitziende blik en drive naar verbetering
De juiste leverancier heeft ook een visie op toekomstige vragen en toepassingen. Dat kan te maken hebben met de groei van het bedrijf, maar ook met externe ontwikkelingen. Verder moet de leverancier niet te snel tevreden zijn. Juist het mee blijven ontwikkelen, maakt dat een aanbieder interessant blijft voor zijn klanten. Dat geldt voor cumelabedrijven, maar zeker ook voor software-aanbieders. Vraag dus ook met welke ontwikkelingen een aanbieder bezig is.
Dienstverlenende instelling
Vragen van klanten helpen de software-aanbieder vaak ook weer verder in zijn (product)ontwikkeling. Kijk dus hoe de aanbieder meegaat in vragen die je stelt. Dat vraagt echter wel de juiste instelling, van beide partijen overigens.
Concurrerende prijs
Het spreekt voor zich dat de kosten-batenafweging een gunstig resultaat moet opleveren, ook in relatie tot andere aanbieders.
Ondersteuning
Door deze zaken goed door te nemen, krijg je een goed beeld of een leverancier ook op de lange termijn bij je past. Heb je het gevoel dat je hier toch niet voldoende kennis voor hebt, probeer dan niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar doe een beroep op de specialisten van Cumela Advies. Op de website Cumela.nl staat een leverancierstabel die overzichtelijk weergeeft welke software-aanbieders zich op de cumelasector richten en welke specialismes zij hebben. Uiteraard kan Cumela Advies ook ondersteuning bieden bij het opzetten of verbeteren van digitale werkprocessen.
