Onlangs bevond een cumelabedrijf zich in een vervelende voorwaardenkwestie. Het bedrijf had een mooie klus binnengehaald en dacht juist te handelen door op de factuur te vermelden dat de Cumela-voorwaarden van toepassing waren. Op een gegeven moment ontstond er echter een serieus conflict tussen het bedrijf en de opdrachtgever. Het cumelabedrijf dacht zich in een sterke positie te bevinden en verwees naar de Cumela-voorwaarden, want die waren immers op de factuur van toepassing verklaard. Daar maakte het bedrijf echter een dure fout. Omdat de Cumela-voorwaarden niet bij het afsluiten van de overeenkomst van toepassing waren verklaard en op dat moment aan de opdrachtgever waren verstrekt, waren die namelijk niet van toepassing.
Van toepassing verklaren
Als ondernemer heb je meer te doen dan contracten opstellen. Daarom is het gemakkelijk om de Cumela-voorwaarden te gebruiken, zodat je niet voor elke overeenkomst over alle details moet (her)onderhandelen. In deze voorwaarden zijn algemene zaken geregeld, zoals betalingstermijnen, levertijden, garantiebepalingen en beperking van aansprakelijkheid.
Voor algemene voorwaarden, zoals de Cumela-voorwaarden, gelden dezelfde regels als voor andere afspraken die worden gemaakt over bijvoorbeeld de prijs en de werkzaamheden, namelijk dat een overeenkomst tot stand komt via een aanbod en de aanvaarding daarvan door de wederpartij. Algemene voorwaarden zijn dus pas van toepassing nadat je offerte (het aanbod) - waarin wordt verwezen naar de algemene voorwaarden die zijn meegestuurd - door de wederpartij wordt aanvaard. Noodzakelijk is dus dat de offerte specifiek aangeeft dat de Cumela-voorwaarden van toepassing zijn. Een verwijzing naar ‘de algemene voorwaarden’ is onvoldoende. Eveneens onvoldoende is een enkele toezending van deze voorwaarden zonder dat daar in de offerte al naar is verwezen. Let er dus op dat er in de offerte duidelijk wordt verwezen naar de Cumela-voorwaarden en dat je deze meestuurt!
Werk op afroep
In de praktijk vinden binnen de cumelasector veel diensten op ‘afroep’ plaats door middel van een simpel telefoontje. Vaak wordt er dan geen offerte opgesteld. Kortom, er staat niets op papier en er is slechts sprake van een mondelinge overeenkomst. Hoewel een mondelinge overeenkomst rechtsgeldig is, is het in conflictsituaties moeilijk te bewijzen wat er binnen die overeenkomst aan werk is afgesproken en tegen welke prijzen en voorwaarden.
Een duidelijke tendens is dat er steeds vaker conflicten voortkomen uit mondelinge overeenkomsten. Als de opdrachtgever niet wil betalen, kun je vervolgens niet bewijzen wat er is afgesproken en dat je het werk volgens afspraak hebt uitgevoerd. Uiteindelijk sta je dan met lege handen. Hetzelfde geldt dan dus voor de Cumela-voorwaarden. Kun je bewijzen dat die van toepassing zijn verklaard op de mondelinge overeenkomst? Waarschijnlijk niet.
Hoe gebruikelijk het binnen de cumelasector ook mag zijn om werk op afroep te verrichten zonder dat een offerte wordt opgesteld, deze werkwijze is in de huidige tijd allerminst aan te raden. Mijn advies zou (zeker bij risicovolle werken en opdrachten) zijn altijd een offerte op te stellen ofwel een bevestiging per e-mail te sturen van de gemaakte telefonische afspraken en in beide gevallen altijd de voorwaarden te noemen en mee te sturen.
Gevolgen onjuist gebruik voorwaarden
Een opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de Cumela-voorwaarden of een bepaling daaruit te vernietigen als hij niet de redelijke mogelijkheid heeft gehad van die voorwaarden kennis te nemen, óf wanneer een beding uit de voorwaarden onder de gegeven omstandigheden onredelijk bezwarend is (artikel 6:233 BW). Wanneer de opdrachtgever de Cumela-voorwaarden vernietigt, betekent dit praktisch gezien dat de voorwaarden niet meer van toepassing zijn.
Voorbeeld
Een loonwerker hakselt maïs, maar door een gebrek aan de machine raakt de oogst vervuild met olie. Vaststaat dat de loonwerker een fout heeft gemaakt en hij wordt dan ook aansprakelijk gesteld door de boer. Schade aan gewassen is niet verzekerd, dus dat helpt de loonwerker niet. In de Cumela-voorwaarden staat een beperking van de aansprakelijkheid (zogenaamd exoneratiebeding). Optie a: de Cumela-voorwaarden zijn van toepassing verklaard en overhandigd aan de boer: het gevolg is dat de loonwerker slechts beperkt aansprakelijk is. Optie b: de Cumela-voorwaarden staan alleen op de factuur: de boer vernietigt de Cumela-voorwaarden en de loonwerker is voor het volledige bedrag aansprakelijk en moet dat uit eigen zak betalen, omdat er geen verzekering is om een beroep op te doen.
Misverstanden
Behalve algemene voorwaarden achterop de factuur zie ik ook regelmatig andere niet-rechtsgeldige verwijzingen langskomen:
- Een e-mailhandtekening met een verwijzing naar de voorwaarden: hieruit blijkt niet dat de algemene voorwaarden op een specifieke overeenkomst van toepassing zijn.
- Op verzoek toesturen: alleen als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen (slechts bij uitzonderingssituaties), mogen voorwaarden op verzoek worden toegestuurd. Denk hierbij aan de NS, die geen hele set algemene voorwaarden op de achterkant van een treinkaartje kan zetten.
- Website: voor overeenkomsten die via internet worden gesloten (bijvoorbeeld bij webshops) is het toegestaan om te verwijzen naar algemene voorwaarden op een website. In alle andere situaties is een verwijzing naar een website alleen mogelijk wanneer de klant of opdrachtgever uitdrukkelijk instemt met elektronische terhandstelling.
Vermelden op of bij factuur
Een opdrachtgever kan in een aantal gevallen algemene voorwaarden niet vernietigen als hij ze enkel op de factuur heeft ontvangen. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer het gaat om een bestendige handelsrelatie. Dan moet er sprake zijn van meerdere opdrachten met herhaalde verwijzingen naar algemene voorwaarden op opeenvolgende facturen. Of er sprake is van een bestendige handelsrelatie is afhankelijk van de omstandigheden en moet van geval tot geval worden beoordeeld. De rechter kijkt daarbij onder meer naar het aantal facturen dat in een korte tijd is verzonden. In een zaak over kabelschade oordeelde de rechtbank Amsterdam begin 2020 nog dat drie facturen met een verwijzing naar de Cumela-voorwaarden in twee maanden niet voldoende waren om van een bestendige handelsrelatie te spreken. Al met al biedt deze werkwijze dus onvoldoende zekerheid, omdat het altijd afhankelijk zal zijn van de omstandigheden van het geval. Dit betekent dus dat je ook bij agrarische klanten altijd weer de voorwaarden van toepassing moet verklaren. Een alternatief is het sluiten van een duur- of raamovereenkomst.
Verwijzen naar de website?
Dankzij de Europese Dienstenrichtlijn gelden voor dienstverleners aparte regels. De hoofdregel blijft dat de voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard en ter hand moeten worden gesteld. Met de inwerkingtreding van de Dienstenrichtlijn is deze laatste eis echter minder streng. Dienstverleners mogen, in plaats van door feitelijke terhandstelling, de voorwaarden ter beschikking stellen door deze gemakkelijk elektronisch toegankelijk te hebben op een door de dienstverlener medegedeeld webadres.
Betekent dit nu dat het voor cumelabedrijven verstandig is om voortaan de Cumela-voorwaarden niet langer op papier of via een pdf-bestand aan de klant te versturen en slechts te verwijzen naar de website? Nee, dat niet. Er is nog veel discussie over wie er wel en niet onder de definitie van dienstverlener vallen en daarnaast of die status ook geldt bij alle werkzaamheden (onderaanneming is bijvoorbeeld geen dienstverlening). Bovendien gelden er specifieke voorwaarden voor publicatie op een website en er blijft een bewijsprobleem bestaan wanneer een website bijvoorbeeld tijdelijk niet toegankelijk is.
Speel op zeker
Voor nu raad ik aan om de Cumela-voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever te verzenden door middel van het toesturen van een pdf-bestand als bijlage bij de offerte. Vergeet in de offerte dan ook zeker niet naar de bijgevoegde voorwaarden te verwijzen. Op deze manier kun je altijd bewijzen dát en op welk tijdstip je de Cumela-voorwaarden aan de wederpartij hebt verzonden.
Maak je afspraken via de telefoon? Stuur dan een opdrachtbevestiging per e-mail met daarin een verwijzing naar de Cumela-voorwaarden en voeg ze bij de e-mail via de bijlage. Ook kun je raam- of duurovereenkomsten sluiten waarin je voor langere termijn prijzen én algemene voorwaarden vastlegt.
Samengevat
Er zijn twee belangrijke stappen bij het gebruik van algemene voorwaarden:
- Verklaar een bepaalde set algemene voorwaarden van toepassing. Bijvoorbeeld: “Op al onze overeenkomsten zijn van toepassing de op de achterzijde van dit papier afgedrukte Cumela-voorwaarden welke zijn gedeponeerd bij de rechtbank Gelderland onder nummer 40/2020.”
- Stel de voorwaarden ter beschikking aan je opdrachtgever of klant. Stuur ze mee als bijlage of overhandig een kopie
Algemene voorwaarden zijn onderdeel van een overeenkomst en dus de spelregels waaronder je werkt. Daarom is het belangrijk dat deze afspraken vóór aanvang van het werk worden gemaakt en daarom is een verwijzing op de factuur onvoldoende.
Battle of forms: tegenstrijdige voorwaarden
Er bestaat een goede mogelijkheid dat je opdrachtgever andere voorwaarden dan de Cumela-voorwaarden van toepassing wil laten zijn. Er is dan sprake van een zogenaamde ‘battle of forms’. Welke voorwaarden zijn in zo’n geval dan leidend? Op basis van de wet wordt in dat geval de ‘first shot rule’ gehanteerd. Deze regel houdt in dat de voorwaarden die als eerste van toepassing zijn verklaard gelden, tenzij de wederpartij in zijn reactie op het aanbod c.q. de offerte de Cumela-voorwaarden met naam en toenaam uitdrukkelijk van de hand wijst en zijn eigen set voorwaarden van toepassing verklaart (artikel 6:225, lid 3, BW). Worden de Cumela-voorwaarden niet van de hand gewezen, dan blijven die gewoon van toepassing.
Waar vind ik de Cumela-voorwaarden? De Cumela-voorwaarden zijn te vinden via deze webpagina.
