kantoor3

Denk bij digitaliseren ook aan toekomstige ontwikkelingen

Datum: 7 juli 2022
Laatst bijgewerkt: 7 juli 2022
Door: Jantine de Vries
Papieren werkbonnen die je te laat binnenkrijgt, ontbrekende transportbonnen, een papieren administratie die niet goed wordt bijgehouden. Bij dit soort handmatige acties komen foutjes vaak voor. Het kost bovendien veel tijd om ze te achterhalen en recht te zetten. Tijd voor digitalisering? Een goed idee, maar bereid je wel goed voor.

Digitaliseren is een actueel onderwerp. Bij Cumela merken we dat veel ondernemers willen digitaliseren, maar niet goed weten waar ze moeten beginnen. Vaak zoeken ze een app om de handgeschreven werkbonnen te digitaliseren. Begrijpelijk, maar wij kijken graag een paar stappen verder. Hoe plan je? Doe je dat al digitaal of op papier? En hoe wil je de uren in de werkplaats registreren? Misschien wil je de planning voorlopig op papier blijven doen, maar wil je wel een systeem waarin je in de toekomst ook de planning en de uren van de werkplaats kunt bijhouden. Of misschien werk je al met een digitaal systeem en is het belangrijk dat de nieuwe app daarop aansluit. Hoe meer vragen we bij Cumela stellen, hoe groter de digitaliseringssneeuwbal lijkt te worden. We ondersteunen je graag om op de juiste manier de digitaliseringsslag te maken.

Kijk toekomstgericht

De mogelijkheden om te digitaliseren zijn legio. Er zijn veel aanbieders van systemen en je kunt een systeem op vele manieren inrichten.

  • Welke digitale systemen heb je al en waar wil je mee blijven werken? Het is in veel gevallen mogelijk om systemen te koppelen, zodat je daardoor data kunt uitwisselen, maar dit kan niet altijd! Wees je hiervan bewust en vraag dit na bij de desbetreffende leverancier.
  • Kijk vooruit. Je hoeft niet meteen alles te implementeren. Verdiep je in de mogelijkheden en waar je in de toekomst naartoe wilt met je bedrijf. Zorg dat je een systeem kiest dat aansluit bij je bedrijf, je bedrijfsvoering en je toekomstplannen.
  • Maak een lijst van wensen en eisen en zorg daarbij dat je het gehele bedrijf in beeld houdt. Wat moet het systeem kunnen? Denk groot!

Er zijn veel aanbieders van systemen en je kunt een systeem op vele manieren inrichten

Vier belangrijke stappen

Het digitaliseringsproces kent vier belangrijke stappen:

  1. Een goede voorbereiding is het halve werk. Werk je processen stap voor stap uit en zet ze op papier. Hoe zien de interne processen en de bedrijfsprocessen er nu uit en wat wil je verbeteren door ze te digitaliseren?
  2. Betrek je medewerkers in het ontwikkelproces en laat ze meedenken. Zij weten hoe er in de praktijk mee moet worden gewerkt.
  3. Klaar voor de overgang? Zorg voor een goede instructie van je team en wijs een paar medewerkers aan die hun collega’s kunnen helpen.
  4. Denk aan de nazorg, dus hou ook na de invoering een vinger aan de pols. Dit is essentieel voor het goed afronden van het digitaliseringsproces. Wat gaat er goed en wat beslist niet? Neem daar contact over op met je leverancier.

Zorg dat je een systeem kiest dat aansluit bij je bedrijf, je bedrijfsvoering en je toekomstplannen

Blijf in contact

Belangrijk om in gedachten te houden: het menselijke contact valt niet te digitaliseren. Blijf met je medewerkers in gesprek. Drink ’s ochtends dat gezamenlijke kopje koffie en houd de vrijdagmiddagborrel in ere.

Stel vragen

Heb je vragen met betrekking tot digitalisering? Stel ze aan de Ondernemerslijn op (033) 247 49 99 of via [email protected]. Cumela Advies helpt je graag bij een goede voorbereiding op digitalisering. Wij proberen de vraag achter de vraag te achterhalen. Door in gesprek te gaan, helpen we jou bij het inrichten van je processen en de zoektocht naar een geschikte leverancier. We kijken kritisch mee wat anders en beter kan, terwijl we ook de wensen en eisen voor het potentiële systeem in het achterhoofd houden.