Update 2 januari 2020
Minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft op 23 december 2019 de regels voor het schriftelijkheidsvereiste versoepeld. Eerder verleende de minister al drie maanden uitstel voor het regelen van een schriftelijke arbeidsovereenkomst, voor het geval die niet aanwezig was. Daarbij komen nu ook nog soepeler regels over hoe dat er dan uit moet zien.
In de nieuwe versie van het Kennisdocument premiedifferentiatie WW staat namelijk dat niet alleen een schriftelijk, door beide partijen ondertekende, arbeidsovereenkomst of aanvulling volstaat, maar dat ook een digitale handtekening of een instemming per e-mail in een HR-systeem voldoende is voor het toepassen van de lage premie. Werkgevers kunnen dus volstaan met een e-mail aan werknemers met daarin de vraag of zij willen bevestigen dat zij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben en dat dit geen oproepovereenkomst is
Vaste arbeidsovereenkomst bevestigen via stemknop
Als dat gebeurd is, moet je wel de bevestigende e-mail van de werknemer netjes bewaren bij de loonadministratie. De werknemer mag zelfs instemmen met een zogenoemde stemknop, waarmee hij ‘ja’ of ‘nee’ kan terugsturen met twee muisklikken. De werknemer is overigens niet verplicht om die e-mail van de werkgever te beantwoorden en om – als hij hem al beantwoordt – de vaste arbeidsovereenkomst met een vaste omvang te bevestigen.
Werkgevers moeten goed blijven opletten of de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd van een werknemer wel voldoet aan de eisen voor de lage WW-premie. Alleen als de werkgever aan al deze voorwaarden voldoet, is hij 5 procentpunt goedkoper uit en betaalt hij 2,94 procent premie in plaats van 7,94 procent. De drie eisen zijn:
- De arbeidsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd;
- De arbeidsovereenkomst is schriftelijk vastgelegd;
- De arbeidsovereenkomst is geen oproepovereenkomst.
Waarom arbeidsovereenkomst schriftelijk vastleggen?
Waarom kan het ontbreken van een schriftelijke arbeidsovereenkomst je geld gaan kosten? Omdat de Belastingdienst vanaf 1 januari 2020 alleen mag instemmen met het gebruik van een lage WW-premie als deze arbeidsovereenkomst aanwezig is. Het gaat dan om een vast dienstverband (onbepaalde tijd). Zonder schriftelijke arbeidsovereenkomst geen lage WW-premie. Deze regel is onderdeel van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die op 1 januari ingegaan is.
Nog lang niet elke ondernemer is zich daarvan bewust, daarom doen we deze oproep: controleer of van elk personeelslid een schriftelijke overeenkomst in de administratie te vinden is. Wellicht vind je bovenstaande een vreemde oproep, maar de signalen uit het veld laten zien dat het nodig is om werkgevers hiervan bewust te maken.
Wat kan er aan de hand zijn? Misschien zijn er medewerkers die al langere tijd bij jou werkzaam zijn en geen schriftelijke arbeidsovereenkomst hebben? Arbeidsrechtelijk is de werknemer natuurlijk bij jou in dienst voor onbepaalde tijd: of er nu een schriftelijke arbeidsovereenkomst is of niet. Tot aan het einde van 2019 leverde het gebrek van een contract ook geen problemen op, maar dat is nu veranderd.
Wat is er vanaf 2020 veranderd?
De WAB is 1 januari 2020 in werking getreden, voor meer informatie over de wet kun je hier terecht. Eén van de wijzigingen is het vervallen van de sectorpremie voor de WW. De Belastingdienst mag alleen instemmen met de lage premie als er een schriftelijke arbeidsovereenkomst in de administratie terug te vinden is.
- Tip: check of je van alle medewerkers een schriftelijke arbeidsovereenkomst in je administratie kunt vinden. Is dat niet zo, maak dan een arbeidsovereenkomst op, zie onze modellen.
Er komt nog een andere verplichting vanuit de WAB. Zo moet je op de loonstrook vermelden wat voor arbeidsovereenkomst de betreffende medewerker heeft, een overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Ook is het verplicht om het aantal contracturen te vermelden. De tekst op de loonstrook moet kloppen met de arbeidsovereenkomst die de werknemer heeft. Dit betekent dat als een werknemer een arbeidsovereenkomst bepaalde tijd had, wat omgezet is in onbepaalde tijd, je toch een nieuwe arbeidsovereenkomst moet opmaken.
- Tip: overleg met je loonadministratie zodat vanaf 1 januari 2020 de juiste gegevens op de loonstrook staan vermeld.
- Tip: ga niet uit van je eigen gedachten bij het soort arbeidsovereenkomst, maar check hoe het op papier staat of hoe een situatie door de jaren heen is ontstaan. Klopt het papier niet met de werkelijkheid pas het papier dan aan!
Extra werkende parttimer
Begin december 2019 heeft de Belastingdienst duidelijkheid gegeven over de vraag hoe om te gaan met een parttimer die tijdelijk (wegens ziekte van een collega of andere drukte) meer uren werkt dan de vast overeengekomen uren. De oplossing is dat je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd geeft voor de extra uren. Voor deze uitbreiding betaal je dan de hoge WW-premie. Voor de vast overeengekomen uren blijf je de lage WW-premie betalen. De loonadministratie maakt dan een tweede loonkostenverhouding aan. De infographic is hierop aangepast.
Meer informatie
Wil je meer weten over de hoogte van de WW-premie? Heb je andere vragen of wil je gewoon je verhaal kwijt? Neem dan gerust contact op met de Cumela Ondernemerslijn via tel: 033 - 247 49 99 of per e-mail [email protected].
