In onze sector zie ik dat het bij faalkosten vaak gaat om het mislopen van inkomsten. Het gaat dan om het vergeten of verkeerd administreren van uren, machines, materialen en werkzaamheden.
Als oplossing hiervoor zie ik vaak dat er controles zijn ingebouwd. Soms één, maar vaak meerdere momenten waarop de ondernemer het administratieve werk van zijn medewerkers doorneemt, aanvult en aanpast. Het resultaat is mooi: In vele gevallen rolt er een kloppende, volledige factuur uit.
De weg er naar toe kost veel tijd, energie en geld. Het betekent navragen, onthouden, aanpassen, een avond lang in de bonnen bladeren en terughalen ‘hoe het ook alweer zat’. Het gesprek dat we vaak voeren, is of die controles echt nodig zijn. De eerste reflex? “Dit moeten we blijven doen, want anders kloppen de facturen gewoon niet.” En dat is in eerste instantie ook zo. Iedereen is inmiddels gewend op deze manier te werken, de ondernemer is gewend alles te onthouden en op kantoor weten ze niet beter dan dat hij of zij alles weet.
Onderzoek laat zien dat dit door controles in stand wordt gehouden: medewerkers die weten dat hun werk wordt gecontroleerd, doen minder moeite om het goed te doen en het is niet nodig dat zij leren van hun fouten. Nu zeg ik niet dat je per direct alle controlestappen uit het proces moet halen. Dan klopt er straks inderdaad niets meer van. Wel stel ik de kritische vraag: waarom is die controlestap ingebouwd, welke fout herstel je hiermee? Door het antwoord op deze vraag kom je bij de oorzaak en dus ook bij een oplossing die de controle kan voorkomen.
Vaak zit de oplossing in een duidelijke instructie en het onderling delen van informatie. Bedenk maar eens wat het kan opleveren wanneer degene die de facturen maakt direct weet wat de specifieke prijsafspraak met deze klant is. Door de bron van de controle aan te pakken, zul je zien: eerst is de controle nog nodig, maar steeds vaker is er geen aanvulling meer tijdens de controle, waardoor deze stap echt overbodig raakt. Het resultaat? Je medewerkers zijn zelfstandiger, je bespaart tijd en de klant blijft tevreden!
