De fietsregelingen voor werknemers op een rij

Methode 1 - Fiets van de zaak
Zoals we het begrip ‘een auto van de zaak’ kennen, bestaat er ook ‘een fiets van de zaak’. Hierbij wordt de fiets ter beschikking gesteld aan de werknemer en blijft de fiets eigendom van de werkgever. Voor een auto van de zaak is dat overzichtelijk, doordat de Belastingdienst een vast bedrag bij het salaris optelt en daarover belasting heft.  Vanaf 1 januari 2020 is een soortgelijke regeling van kracht voor de fiets van de zaak. De regeling houdt in dat jaarlijks zeven procent van de door de fabrikant vastgestelde consumentenadviesprijs van de fiets bij het inkomen van de werknemer wordt geteld. Dat betekent dat de bruto bijtelling voor een fiets van € 2.000,- voor de werknemer € 140,- bruto (7%) per jaar is. Netto zijn de kosten voor de werknemer in dit voorbeeld circa € 5,-- per maand. Op deze wijze verwacht de overheid een praktische en betaalbare invulling te hebben gegeven aan de fiets van de zaak. Behalve voor het woon-werkverkeer mag de werknemer de fiets uiteraard ook voor privé-fietsritten gebruiken. Ook in de situatie waarbij een werknemer de fiets van de zaak alleen gebruikt voor het reizen van en naar het werk is de bijtelling van toepassing.

Als werkgever kun je bepalen of een werknemer wel of geen reiskostenvergoeding ontvangt op de dagen dat de werknemer met de fiets naar zijn werkt komt. Op deze dagen maakt de werknemer namelijk minder of geen reiskosten. Communiceer dit duidelijk met de werknemer en hou de fiscale regels hieromtrent in de gaten, zodat zowel de werkgever en werknemer niet voor een verrassing komen te staan.

Methode 2 - Vergoeding via werkkostenregeling
Een andere interessante mogelijkheid is om een fiets geheel of gedeeltelijk te vergoeden binnen de werkkostenregeling. Hierbij wordt de fiets eigendom van de werknemer. In 2024 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,92%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2024 1,18%. Je hoeft deze vrije ruimte niet evenredig te verdelen over de werknemers en je kunt bijvoorbeeld per jaar één of twee werknemers aanwijzen waarbij de fiets binnen de werkkostenregeling kan worden vergoed.

Van belang is om niet boven het percentage uit te komen, omdat je dan direct te maken krijgt met een hoge eindheffing. Een werkgever dient daarbij goed te kijken naar andere zaken die onder de werkkostenregeling vallen, zoals het kerstpakket, bedrijfsfeesten op een externe locatie, onkostenvergoedingen en meer van dit soort zaken. Overleg met je accountant welke fiscale ruimte er in het lopende jaar is. Er geldt een maximum van € 2.400,-- per jaar per werknemer (vastgesteld belastingdienst/gebruikelijkheidstoets).

Cafetariasysteem WKR
De werknemer kan zijn loonbestanddelen (zoals een overwerktoeslag of bovenwettelijke verlofdagen) inzetten voor de aanschaf van de bedrijfsfiets. De waarde van de uitruil gaat ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voorwaarden bij een cafetariasysteem zijn onder andere een aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst om de gemaakte afspraken vast te leggen. Leg hierin vast om welk loonbestanddeel het gaat, hoeveel uren of dagen het betreft en de bruto loonwaarde hiervan. Daarnaast is het belangrijk om in de overeenkomst op te nemen dat de werknemer zich bewust is en ermee akkoord gaat dat hij of zij over de genoemde loonbestanddelen geen pensioen en sociale verzekeringsrechten (WW-uitkering, WIA, et cetera) opbouwt.

Een rekenvoorbeeld: 10 atv-dagen maal € 18,00 bruto per uur maal 8 uur (bij een 40-urige werkweek) maal 130% is een waarde aan overuren van € 1.872,-- bruto. Cumela Advies kan je verder helpen met het opstellen van een cafetariaovereenkomst voor jouw situatie. Het bedrag moet dus passen binnen de vrije ruimte volgens de werkkostenregeling om niet te maken te krijgen met de eindheffingskorting. De werkgever kan de werknemer in de bovengenoemde situatie een (elektrische) fiets van € 1.872,-- vergoeden. De werknemer is vanuit fiscaal oogpunt niet verplicht om de fiets als vervoermiddel voor woon-werkverkeer te gebruiken. Je kunt dit echter wel als voorwaarde stellen om op deze wijze de gezondheid van je werknemers te bevorderen en de onderneming te verduurzamen.

In deze situatie behoudt de werknemer zijn recht op de reiskostenvergoeding conform cao of individuele afspraken in de arbeidsovereenkomst.

Methode 3 - Inhouden reiskostenvergoeding
Een andere mogelijkheid is om de reiskostenvergoeding niet uit te keren, maar hiervan een fiets te vergoeden (renteloze lening). Onderstaand vind je een overzicht van de reiskostenvergoedingen conform de CAO Groen, Grond en Infrastructuur (de Belastingdienst gaat uit van 214 werkdagen)

Een werknemer zal van een jaarvergoeding van € 492,- of € 1082,- geen nieuwe (elektrische) fiets kunnen kopen. Koopt de werknemer echter eens in de drie jaar een nieuwe fiets, dan hebben we het over besteedbare bedragen van € 1476,- tot € 3.246,-. De werkgever kan de werknemer een renteloze lening voor de aanschaf van de fiets verschaffen, die de werknemer dan gedurende een periode van bijvoorbeeld drie jaar via zijn vergoeding voor woon-werkverkeer terugbetaalt. In feite levert de werknemer zijn reiskostenvergoeding in voor een fiets. Het is belangrijk om deze renteloze lening schriftelijk goed met elkaar vast te leggen om onduidelijkheden te voorkomen.

Keuze maken
De verwachting is dat de fiets van de zaak - ofwel de leasefiets - nog niet echt aan terrein gaat winnen. In dit geval betaal je namelijk als werkgever zelf voor de aanschaf van de fiets, de kosten voor onderhoud, reparatie, verzekeringen etc. Je kunt er ook voor kiezen om fietsen te leasen via een leasemaatschappij. De kosten zijn overigens wel aftrekbaar voor de winstbelasting. Op dit moment is het benutten van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling het meest aantrekkelijk om je werknemers ‘aan het fietsen’ te krijgen. 

Vragen? Neem contact op met Cumela Advies
Voor aanvullende vragen en/of onderliggende overeenkomsten voor bovengenoemde regelingen, neem dan gerust contact op met de HR adviseurs van Cumela Advies. "De specialisten met hart voor de sector!"