Wist je dat er een financieel gevaar schuilt achter de hoge saldi aan vakantiedagen. Allereerst is het goed om je te realiseren dat door stijging van het bruto uurloon, als gevolg van een cao-verhogingen of een hogere schaal, de uren die een werknemer door de tijd opspaart duurder worden voor een werkgever. Dat geldt natuurlijk ook voor tijd-voor-tijd-uren en atv-dagen die uit de voorgaande jaren zijn blijven staan. Dit zie je bijvoorbeeld terug wanneer een werknemer uit dienst gaat en er een flinke eindafrekening moet worden opgesteld.
Een praktisch probleem dat door het opsparen van uren ontstaat, is dat er in het jaar erop problemen ontstaan in de personeelsplanning. Dat komt doordat de kans toeneemt dat meerdere werknemers gelijktijdig vakantie willen opnemen. Als je niet uitkijkt, raak je zo de regie over de personeelsplanning kwijt. Het is dus zaak om geen stuwmeren te laten ontstaan en tijdig tot een oplossing over te gaan.
Een praktisch probleem dat door het opsparen van uren ontstaat, is dat er in het jaar erop problemen ontstaan in de personeelsplanning
Stappenplan voor afbouw verlofdagen
Stap 1. Zorg voor tijdig inzicht
Breng in kaart hoeveel vakantiedagen de werknemers hebben staan. Wacht niet tot het einde van het jaar om de balans op te maken. Het is beter om dit gedurende het jaar goed te registreren en direct sturing te geven. Maak de afspraak met de werknemers dat ze bijvoorbeeld maar vijf vakantiedagen mogen meenemen naar het volgende jaar. Zorg dat je deze afspraken schriftelijk vastlegt.
Stap 2. Slim plannen
Probeer slim in te plannen. Wees voorbereid en maak in goed overleg met de werknemers een vakantieplanning. Houd hierbij rekening met de verwachte pieken en dalen in het werkaanbod. Communiceer open en transparant hierover en laat zien dat je zoveel mogelijk rekening houdt met de wensen van werknemers. Om scheve gezichten te voorkomen, zorg je voor een gelijke behandeling van je werknemers. Voorkom dat die ene werknemer nooit zijn vakantiedagen opneemt en de andere werknemers zich netjes aan de afspraken houden.
Stap 3. Deel je probleem
Maak het bespreekbaar als er toch te veel vakantiedagen zijn ‘opgespaard’ door de werknemers. Voor creatieve oplossingen heb je steun nodig van je werknemers. In redelijkheid mag je van je werknemers medewerking verlangen om mee te denken. Dit heet goed werknemerschap. Wees open en motiveer de keuzes. Als werknemers af en toe een dag vrij nemen, helpen ze jouw bedrijf een minder drukke periode door. De cao Groen, Grond en Infrastructuur geeft overigens het recht om twee vakantiedagen tijdig aan te wijzen. Werknemers verder verplichten om vakantie op te nemen mag niet. Daar staat tegenover dat je niet akkoord hoeft te gaan als een werknemer een geplande vakantie weer intrekt.
Stap 4. Geef het goede voorbeeld
Als je wilt dat je werknemers hun dagen zoveel mogelijk opnemen, ziet het er vreemd uit als je zelf helemaal geen rust neemt tijdens bijvoorbeeld de feestdagen. Ook voor jezelf kan het slim zijn om even afstand te nemen en los te komen van alle werkzaamheden. Dat geeft je ook tijd en ruimte om te werken aan nieuwe plannen. Voor die loyale werknemer die geen dag op zijn werk wil missen, geldt dus: “Sorry, wij gaan dicht en de werkplaats gaat op slot.”
Stap 5. Uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen
Het opgebouwde saldo kan worden afgeroomd door het uitbetalen van de bovenwettelijke vakantiedagen. Dit kan in overleg met de werknemer. Binnen de cao Groen, Grond en Infrastructuur bouwt een werknemer twintig wettelijke en zes bovenwettelijke vakantiedagen op. Afhankelijk van de situatie kan het zijn dat een werknemer recht heeft op meer bovenwettelijke vakantiedagen. De uitbetaling dient plaats te vinden tegen 108,33 procent, ofwel het feitelijk loon inclusief vakantiegeld. De twintig wettelijke vakantiedagen mogen alleen worden uitbetaald bij het einde van het dienstverband. In de wetgeving is namelijk bepaald dat de wettelijke vakantiedagen in tijd dienen te worden genoten.
Stap 6. Meenemen in de reservering
Als werknemers op het einde van het boekjaar nog veel vakantiedagen hebben staan, is het advies van Cumela om hiervoor een reservering op te nemen op de balans. De dagen zijn namelijk ‘verdiend’ in het afgelopen boekjaar en moeten daar eigenlijk ook op drukken. Dit geeft een reëel beeld van het bedrijfsresultaat en verlaagt hiermee het belastbaar bedrag.
Voorkom dat die ene werknemer nooit zijn vakantiedagen opneemt en de andere werknemers zich netjes aan de afspraken houden
Praktische tips
Voorkomen is beter dan genezen en dat geldt ook voor het voorkomen van verlofstuwmeren. In de praktijk valt dit niet altijd mee en hoe mooi is het als de werknemers druk aan het werk zijn. Neem voor meer praktische tips gerust contact op met de Ondernemerslijn of de adviseurs Arbeidsmarkt van Cumela Advies.
Vervallen vakantiedagen?
Er zijn regels voor het vervallen van vakantiedagen. Zo moet je werknemers eraan herinneren dat de wettelijke vakantiedagen op enig moment komen te vervallen. Je hebt hierin een zorgplicht. Een werknemer dient gedurende een jaar voldoende rust te nemen en de ruimte te krijgen om de dagen in tijd te kunnen genieten.
De wettelijke vakantiedagen komen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd te vervallen. Dit betekent dat de twintig wettelijke vakantiedagen uit 2020 vervallen op 1 juli 2021. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. De verjaringstermijn is een stok achter de deur om in gesprek te gaan met de werknemer en hem te stimuleren dagen op te nemen.
