Zo win je een aanbesteding met het beste EMVI-plan

Een EMVI-plan schrijven is geen wetenschap en het beoordelen ervan evenmin. De clou van een Economisch Meest Voordelige Inschrijving zit in het opbouwen van veel ervaring en het goed inleven in de situatie van de opdrachtgever.

Waar moet je op letten bij het maken van een EMVI plan?

1. Lees de aanbestedingsleidraad goed
2. Maak een goede planning
3. Bedenk waar jij het verschil gaat maken
4. Schrijf duidelijk en volgens de leidraad
5. Laat iemand meelezen (review)

Stap 1: goed doorlezen van de leidraad 

Lees zodra de opdracht op de markt komt de aanbestedingsleidraad meteen goed door. Je weet dan welke eisen worden gesteld op het gebied van certificaten, referentieprojecten, aanvullende geschiktheidseisen en gunningscriteria. In de leidraad geven opdrachtgevers vaak aan welke onderwerpen zij belangrijk vinden. Dat is goed om te weten, als je straks het plan gaat schrijven.

Stap 2: de planning

Om een goed plan te maken heb je vaak de inbreng van anderen nodig. Collega’s binnen het bedrijf leveren informatie aan en kunnen fungeren als ‘denktank’. Vaak heb je ook externe deskundigheid nodig, zoals een ecoloog of iemand die de stikstofemissie kan berekenen. Daarnaast is het vaak verstandig om een extern persoon mee te laten lezen en te laten meedenken.

Stap 3: waarmee ga je het verschil maken? 

Deze vraag is makkelijker gesteld dan beantwoord. Toch is ie belangrijk. De opdrachtgever is daar immers ook benieuwd naar. Wat maakt nu dat jouw bedrijf net iets meer kan bieden op bijvoorbeeld het gebied van veiligheid, biodiversiteit, duurzaamheid en slimme uitvoering? Het is de moeite waard om deze vraag eens rustig op je in te laten werken en al brainstormend je ideeën op te schrijven. Schakel in dat proces ook anderen in. Samen kom je vaak tot meer en betere ideeën dan alleen.

Stap 4: duidelijk schrijven en mee laten lezen            

Begin met het opzetten van een structuur. Om te beginnen een duidelijke en bondige aanduidding van de bestekkenmerken en de inhoudsopgave. Daarna een paragraafindeling die je kan overnemen uit de leidraad. Meestal wordt in de leidraad overzichtelijk aangegeven welke onderwerpen moeten worden behandeld in het plan. Noteer vervolgens per paragraaf de steekwoorden die je te binnen schieten, zodat je ze tijdens het schrijven niet kan vergeten.

Dan begin je met schrijven. Eerst voor de vuist weg en niet te kritisch kijkend naar stijl en spelling. Daarna ga je ‘fijn slijpen’ en waar nodig de logische opbouw verbeteren. Let er vooral op of dat de belangrijkste boodschap waarmee je het verschil wil maken goed uit de verf komt.

Gebruik lettertype en regelafstand, zoals voorgeschreven en zorg dat je niet meer pagina’s vult dan toegestaan volgens de leidraad. Als er nog voldoende ruimte is, kun je foto’s toevoegen ter illustratie. Zeker als het om innovaties gaat die niet algemeen bekend zijn, kan dat verhelderend werken. Soms wordt in de leidraad voorgeschreven dat het plan anoniem moet worden opgesteld en dat de aannemer van wie het plan afkomstig is niet te herleiden mag zijn.

Stap 5: laat iemand nalezen

Laat het plan tenslotte lezen door één of meer personen die iets meer op afstand staan. Dat kan een adviseur zijn of iemand in het bedrijf of familie. Meestal levert dat nog nuttige tips op, die het plan sterker maken.