Twintig jaar lang werkte Arthur van Ulft als monteur en chef werkplaats bij Loonbedrijf Hoogland, een bedrijf dat veel specialistisch werk doet in de bloembollenteelt. Vanuit die achtergrond ontwikkelde hij het idee voor de Keurplanner, waar we hem vandaag over spreken, samen met René Weijers. “We zijn het idee pas gaan uitwerken toen ik wegging, ook omdat ik toen zag dat mijn registratie in Excel, die ik zelf had gebouwd, niet goed werkte voor mijn opvolger. Bovendien heb ik me altijd al lopen ergeren aan de tijd die het kost om de universele lijsten voor de VCA-keuring bij te werken. Je was meer ‘niet van toepassing’ aan het aanvinken dan aan het keuren. Dat moest beter kunnen.”
Je was meer ‘niet van toepassing’ aan het aanvinken dan aan het keuren
Het leidde tot de Keurplanner-app. “Natuurlijk was er al wel wat op de markt, maar dat waren systemen die zijn ontwikkeld door mensen die niet uit de sector komen. Terwijl zoiets superlaagdrempelig moet zijn, willen mensen ermee aan de slag gaan.”
De Keurplanner-app is op wens van de klant in te delen in verschillende categorieën, bijvoorbeeld trekkers, kranen, oogstmachines en kleine gereedschappen. Op die manier verschijnen bij de keuring alleen de vragen in beeld die voor de desbetreffende categorie relevant zijn. Rechts in het scherm wordt voortdurend een lijst bijgewerkt van machines die binnenkort moeten worden gekeurd, zodat de gebruiker dat in één oogopslag ziet. Ook kun je bij elke machine aanvullende data invoeren, zoals de onderhoudsgegevens of voor wie dat wil een pdf-bestand van de handleiding of het onderdelenboek. Een foto van de machine maakt het helemaal af. Werknemers die toegang hebben tot het systeem kunnen bij alle gegevens. Handig, al was het maar om even te checken welke olie of welke zekering er ook alweer in moet.
Het draait natuurlijk in de eerste plaats om de keuring, waar de app op de mobiele telefoon je eenvoudig doorheen loodst. Is een machine op alle punten gecheckt en klopt alles, dan kun je met een druk op de knop ter plekke een sticker printen en die op de machine plakken. Hierop staat behalve de datum een QR-code, zodat alle gegevens over de machine altijd direct bij de hand zijn. “Op verzoek van een klant hebben we er een Bluetooth-printer bij gezocht. Eerder waren er nog wel eens problemen met wifi of het telefoonbereik in de schuur. Wij leveren de printer niet zelf, maar zo’n apparaat is voor minder dan honderd euro te bestellen.”
Hiërogliefenschrift
Een van de klanten van het eerste uur is Loonbedrijf Veldman in Heerhugowaard, waar werkplaatschef Sam Boots en zijn werkgever Fiona Veldman het meest met het systeem werken. Sinds de app het kaartenbaksysteem heeft vervangen, is zowel de interne als de externe keuring een fluitje van een cent geworden. “De auditors vinden het prachtig”, zegt Veldman. “Het eerste jaar gingen die nog wel eens extra fanatiek op zoek naar een foutje, maar nu ze weten hoe het werkt, vinden ze het al snel prima. Natuurlijk loop je wel eens achter, maar je mist niets. Ook als er een keer per ongeluk een sticker ontbreekt, kun je in elk geval aantonen dat je alles op orde hebt.”
De onderhoudsregistratie doen ze bij Veldman nog steeds op papier, al denken ze erover om een begin te maken met digitaliseren zodra er weer een nieuwe machine wordt aangeschaft. Alle bestaande info invoeren gaat ze wat te ver. “De noodzaak is er minder, want onderhoud is het probleem niet”, zegt Boots. “Het gaat er mij vooral om dat je de keuring goed en gemakkelijk registreert. We hebben veel seizoensgebonden machines. Die lopen we vlak voor het werk helemaal na. Als ik klaar ben, loop ik er met de app omheen voor een laatste check en is de keuring meteen klaar.”
Het eerste jaar gingen de auditors nog wel eens extra fanatiek op zoek naar een foutje
Boots werkt nog met een ouder type printer en voegt behalve de QR-code soms nog wat tekst toe, zoals ‘Olie verversen bij 7000 uur’. Op die manier kan hij de chauffeurs een boodschap meegeven. “Dat is tenminste leesbaar voor iedereen. Ik heb namelijk een gruwelijk hiërogliefenschrift”, zegt hij glimlachend.
Updaten
De klanten van de Keurplanner komen nu voornamelijk uit Noord-Holland, maar daar willen de ondernemers verandering in brengen. “We willen de app graag verder uitrollen”, verklaart Arthur van Ulft. René Weijers vult aan: “Behalve voor Apple iOS maken we de app beschikbaar voor Android. De ondersteuning ligt bij onszelf. Als je belt, krijg je een van ons aan de lijn. Ook helpen we nieuwe klanten bij het inladen van hun machinegegevens en indelen van de lijsten. Dat vinden we belangrijk. Samen met de klant zorgen we er namelijk voor dat alles goed werkt en houden we de app up-to-date. En het geeft ons belangrijke feedback. Meerdere klanten geven bijvoorbeeld aan dat ze de kentekens van hun machines willen kunnen toevoegen. Die update komt eraan.”
Arthur van Ulft en René Weijers hebben de app vanuit de sector ontwikkeld om keuringen vast te leggen en te begeleiden.
Werkplaatschef Sam Boots noemt de interne en externe keuring dankzij de app nu een fluitje van een cent, met daarbij een zeer tevreden auditor.
Met een simpele printer kun je ook eenvoudig een sticker uitdraaien met de belangrijkste gegevens.
Cumela biedt pilot aan met de Keurplanner
Cumela organiseert aankomend najaar een pilot waarin bedrijven kunnen kennismaken met de Keurplanner. “Dat doen we omdat we een sector met risico’s zijn. Branchebreed kan en moet de veiligheid beter en we denken dat een laagdrempelige app daarbij kan helpen”, legt beleidsmedewerker Lajos Bax uit. “Het keuren van materiaal moet je goed regelen, anders wordt het al gauw een sluitpost. Ik schat dat twintig procent van onze achterban zijn zaken al uitstekend voor elkaar heeft, vijftig procent voldoende en dat de overige dertig procent nog een slag moet maken. Dat wil niet zeggen dat die onveilig werken, maar je hebt een probleem als een registratie niet in orde is op het moment dat er een ongeluk gebeurt. Een app is dan een handig hulpmiddel om op een simpele manier gestructureerder te werken. Dat kan natuurlijk ook met andere registratiesoftware, maar voor ons is het interessant dat de Keurplanner vanuit de praktijk geboren is en daardoor sectorspecifiek is.”