Haal ze altijd uit het kentekenregister

Verkoop van een landbouw- of bouwmachine buiten Nederland vraagt een iets andere aanpak dan verkoop in Nederland. Om ondernemers hierin te helpen, stelden we een stappenplan samen. Daar staan de zaken in die je echt moet regelen. En wat als je machine al in bijvoorbeeld Polen rondrijdt en je helemaal niet aan het kentekenregister hebt gedacht toen de machine voor export weg ging? Ook hier gaat het stappenplan op in. 

Voorkom dat je verantwoordelijk bent voor een machine die allang niet meer in Nederland rondrijdt

Wat regel je?

De voorbereidingen voor het exporteren van een machine bestaan uit vijf stappen. Doe dit ruim van tevoren, om hinder van onverwachte tegenvallers te kunnen opvangen. Zo voorkom je vertraging in de export van een voertuig. 

Stap 1
Zoek het kentekenbewijs op. Je hebt het kentekenbewijs altijd nodig voor de export van een voertuig. Als je het kentekenbewijs kwijt bent, vraag je bij de RDW een nieuw kentekenbewijs aan. Doe dit voordat je het voertuig gaat afmelden. Het belangrijkste onderdeel van het kentekenbewijs is de acht cijfers tellende tenaamstellingscode.

Stap 2
Informeer welke documenten naast het kentekenbewijs nodig zijn in het land waar het voertuig naar toe gaat. Vraag dat eventueel aan de koper of de importeur van het voertuig.

Stap 3
Ga naar een RDW-erkend exportbedrijf, RDW-keuringsstation of RDW-kantoor om het voertuig af te melden. Het gaat hier om een administratieve handeling die de uitschrijving uit het voertuigregister regelt. De RDW vraagt € 10,95 per voertuig als vergoeding voor de administratieve handelingen. De kosten bij een erkend exportbedrijf kunnen hoger zijn; zij bepalen hun eigen tarief voor de exportmelding.

Gebruik voor het zoeken van een locatie bij jou in de buurt de RDW-locatiewijzer. Ga daarvoor naar www.rdw.nl en tik in de zoekbalk ‘locatiewijzer’. Kies vervolgens in de linkerkolom voor ‘Mijn voertuig exporteren’ en vul je woonplaats of postcode in voor de dichtstbijzijnde exportbedrijven. Dat kunnen autogarages zijn, maar ook motordealers of landbouwmechanisatiebedrijven.

Je mag maximaal veertien dagen met het exportbewijs rijden en ook ben je dan nog verzekerd

Neem dit mee voor een afmelding als het voertuig op jouw naam staat:

• Een geldig legitimatiebewijs.
• Het kentekenbewijs (kentekencard) met tenaamstellingscode.
• De gele kentekenplaat. Zijn er geen gele kentekenplaten afgegeven, meld je voertuig dan alleen af bij een RDW-keuringsstation of bij de balie van een RDW-kantoor.

Regel dit voor een voertuig dat op naam van het bedrijf staat:

• Een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) niet ouder dan één jaar.
• Iemand die mag tekenen namens het bedrijf of een machtiging namens een tekenbevoegde van het bedrijf.
• Een geldig legitimatiebewijs.
• Het kentekenbewijs (kentekencard) met tenaamstellingscode.
• De gele kentekenplaat. Zijn er geen gele kentekenplaten afgegeven, meld je voertuig dan alleen af bij een RDW-keuringsstation of bij de balie van een RDW-kantoor.

Stap 4
De afgifte van een vrijwaringsbewijs. Dit bestaat uit het kentekenbewijs waar een hoekje van af is geknipt en het papieren kentekenbewijs deel II voor uitvoer (bewijs van export). Bewaar deze goed. 

Stap 5
Dit kan alleen als de nieuwe eigenaar van het voertuig bekend is. Weet je die naam? Laat die dan samen met de gegevens van de nieuwe eigenaar op het exportbewijs (kentekenbewijs deel II) zetten. Hierdoor gaat de verantwoordelijkheid voor het voertuig vanaf dat moment over op de nieuwe eigenaar. Anders blijf jij tot de registratie in het buitenland verantwoordelijk voor het voertuig.

Veertien dagen om te exporteren

Breng het voertuig binnen veertien dagen na afmelden naar het buitenland. Zoveel dagen mag je maximaal met het exportbewijs rijden en ben je nog verzekerd. Verder zorg je voor een geldige apk en witte kentekenplaten met het oorspronkelijke kenteken in zwarte letters (de zogenaamde exportkentekenplaten). Deze exportkentekenplaten mag je zelf maken of kan een kentekenplaatfabrikant voor je maken.

Gaat het exportvoertuig over de weg naar de koper? Informeer dan of je met een exportbewijs en exportkentekenplaat in het buitenland mag rijden. In het buitenland gelden misschien andere eisen dan in Nederland.

Voertuig al in buitenland?

Exporteerde je een voertuig zonder dit af te melden uit het kentekenregister? Meld dan het voertuig alsnog aan voor export op de website van de RDW. Ga daarvoor naar het formulier ‘Export aanmelden’ en vul dat in. Stuur een kopie van het buitenlandse kentekenbewijs mee, mocht je dat ontvangen hebben. Zonder dit bewijs heb je bewijsstukken nodig waaruit blijkt dat het voertuig in het buitenland is en blijft.

Ben je het vergeten, dan kun je het voertuig alsnog aanmelden voor export op de website van de RDW

Een laatste tip: als ondernemer hoef je geen btw in rekening te brengen, oftewel het nul-procent-tarief. Voorwaarde is dat de ondernemer in het buitenland over een btw-nummer beschikt. Dit btw-nummer kun je controleren met de EU-zoekmachine VIES. Door in je zoekmachine ‘btw’ en ‘VIES’ in te voeren, kom je op de website. Verkoop je bijvoorbeeld een trekker aan een ondernemer die geen btw-aangifte doet of aan een particulier in een EU-land, dan moet je btw meestal aangeven in het land waar je levert.